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Berufsleben

Sechs Tipps für gelungene Videomeetings

Leicht lassen sich bei einer Video-Konferenz Chaos und wildes Durcheinanderreden verhindern. Es gibt einfache Regeln.
von Amelie Breitenhuber

In Corona-Zeiten müssen viele im Homeoffice auf virtuelle Konferenzen per Video umsteigen. Das läuft nicht immer ruckelfrei. Experten geben Tipps für reibungslose Besprechungen. Foto: Rainer Berg/dpa/tmn
In Corona-Zeiten müssen viele im Homeoffice auf virtuelle Konferenzen per Video umsteigen. Das läuft nicht immer ruckelfrei. Experten geben Tipps für reibungslose Besprechungen. Foto: Rainer Berg/dpa/tmn

Regensburg.Auch bei Videokonferenzen gilt: Weniger ist mehr. Daher sollten die Meetings möglichst kurz sein, und maximal 60 bis 90 Minuten dauern. Es gibt aber noch anderes zu beachten:

Tipp 1: Technik

Es muss nicht immer gleich eine Videoschalte sein. Manchmal sind Telefonkonferenzen die bessere Alternative, erklärt Effizienzexperte Jürgen Kurz. Das sei insbesondere dann zu empfehlen, wenn die Datennetze nicht stabil sind, nur wenige Teilnehmer dabei sind oder es nicht um Unterlagen geht, die man gemeinsam besprechen muss. Außerdem sollte man die Funktionen, die ein Online-Meeting-Raum bietet, immer zunächst spielerisch testen, empfiehlt Mediencoach Sabine Appelhagen. Wer ist wann zu sehen? Wie funktioniert der Chat, und wie schaltet man von der Präsentation zurück in den Videomodus? „Nichts ist nerviger, als wenn die Technik hakt.“

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Tipp 2: Gesprächsregeln

Klingt banal, wichtigstes Gebot ist aber, dass Personen, die nur mithören, sich stumm schalten - so vermeidet man Chaos und unschöne Rückkopplungen. „Bei virtuellen Meetings geht immer ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren“, so Kurz. Die Teilnehmenden brauchen deshalb mehr Zeit als üblich, um zu antworten, nachdem etwas gesagt wurde. Außerdem sollten sich alle bemühen, deutlich und langsam zu sprechen. Der Konferenzleiter fragt am besten öfter mal nach, ob alles richtig verstanden wurde. Sabine Appelhagen rät zu klaren Vorgaben, wie Teilnehmende sich zu Wort melden oder Fragen stellen. Etwa, indem sie sich über die Chatfunktion melden oder ein vereinbartes Zeichen geben, zum Beispiel eine bunte Karte in den Bildschirm halten.

Tipp 3: Körperhaltung

„Häufig hängen die Menschen leicht vornübergebeugt vor ihren Monitoren“, hat Appelhagen festgestellt. Wenn möglich positioniert man den Monitor mit der Kamera auf Augenhöhe, damit der Blick klar und geradeaus gerichtet ist. „Im Zweifel ein paar Bücherstapel darunter schieben“, rät die Mediencoachin.

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Tipp 4: Raum

Noch wichtiger als das Bild ist der Ton. Wenn zum Beispiel neben an im Wohnzimmer jemand spricht, ist das äußerst ungünstig. Ein Nebenraum macht Sinn, der im Idealfall einen ruhigen Hintergrund hat. Es macht einen Unterschied, ob beispielsweise ein Bücherregal oder der offene Kleiderschrank zu sehen ist.

Tipp 5: Länge

Auch bei Videokonferenzen gilt: Weniger ist mehr. Daher sollten die Meetings möglichst kurz sein, und maximal 60 bis 90 Minuten dauern.

Tipp 6:Teilnehmerzahl

Ein Videomeeting ist einfacher, wenn eher weniger Personen mit dabei sind. Kurz gibt als Faustregel maximal acht Personen an. Zu viele Leute, die zu wenig beizutragen haben, machen einerseits die Verbindung langsam und führen andererseits dazu, dass im Zweifel zu viele Menschen durcheinander reden.

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Tipp 7: Ergebnisse

„Das A und O ist ein Protokoll“, erklärt Andreas Weck. Ein Teilnehmer sollte in Stichpunkten mitschreiben, was besprochen wird. Bei heiklen Themen lohnt eine Aufzeichnung.

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