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Mobilität

Berufliche Reise ganzheitlich planen

Inge Pirner, Travel Managerin bei Datev eG, spricht über ihren Beruf und die Trends in Sachen beruflicher Mobilität.
Von Stephanie Burger, WZ

Inge Pirner, Travel Managerin bei Datev eG und Mitglied im Präsidium des Verbands Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR). Foto: VDR e.V.
Inge Pirner, Travel Managerin bei Datev eG und Mitglied im Präsidium des Verbands Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR). Foto: VDR e.V.

Nürnberg.Frau Pirner, welchen Beitrag leisten Travel Manager für die Wertschöpfung ihres Unternehmens?

Inge Pirner: Die Aufgabe des Travel Managers ist es, einerseits die Reisekosten für das Unternehmen möglichst gering zu halten, andererseits aber dem Reisenden optimale Bedingungen zu bieten. Es geht dabei um ein nicht unerhebliches Budget: Bei Datev belaufen sich die Reisekosten auf circa sieben bis acht Millionen Euro pro Jahr. Die Verantwortung für den Reisenden einerseits und für die Kosten andererseits spiegelt sich auch darin wider, dass das Travelmanagement entweder beispielsweise zum Einkauf oder zum Bereich Personal gehört.

Wie erfolgt eine Reisebuchung in Ihrem Unternehmen?

Die Mitarbeiter buchen selbst über eine Onlineplattform, auf der wir verschiedene Bausteine hinterlegt haben. Das Tool ermöglicht eine schnelle und einfache Buchung, der Reisende wählt sich die Module seiner Reise aus.

Können Sie die typische Woche eines Travel Managers beschreiben?

Man könnte fast sagen, typisch ist nur, dass es keine typische Woche gibt. Flugausfälle, die Insolvenz von Air Berlin oder einfach nur die fehlerhafte Buchung eines Mitarbeiters – all diese Ereignisse verändern oft spontan unseren Tagesablauf. Typisch sind viele externe sowie interne Termine, da wir mit verschiedensten Abteilungen im Unternehmen Berührungspunkte haben. So bin ich beispielsweise zwar nicht für die Reisekostenabrechnung zuständig, berücksichtige aber diese Schnittstelle in meinem Prozess.

Welche Qualifikation muss ein Travel Manager mitbringen?

Viele Kollegen kommen aus dem Tourismus oder Hotelfach, es gibt aber nicht den klassischen Weg. Ich bin Wirtschaftsassistentin und war viele Jahre für den Einkauf von Büromöbeln zuständig. Was man auf jeden Fall ganz neu lernen muss: Der Reisemarkt funktioniert völlig anders, als man es gewöhnlich aus dem Einkauf kennt. Die Abnahme großer Mengen, zum Beispiel von 100 Zimmern in einem Hotel, wird teurer statt billiger. Bei Flügen ist es ganz ähnlich: Je voller ein Flieger ist, desto höher ist der Preis.

Nehmen im digitalen Zeitalter die Geschäftsreisen eher zu oder ab?

Im Moment verzeichnen wir höchstens einen leichten Rückgang. Noch funktionieren die digitalen Tools nicht gut genug. Aber die Reisevermeidung ist ein großes Thema, das durch die Digitalisierung weiter an Bedeutung gewinnen wird. Es ist stets anzustreben, auf Video- oder Telefonkonferenzen auszuweichen, beispielsweise mit einer Plattform wie Skype for Businnes. Die Entscheidung, ob eine Reise durch digitale Tools ersetzt werden kann, hängt natürlich vom Thema ab. Es wird immer Themen geben, bei denen der persönliche Kontakt unerlässlich ist. Aber die Digitalisierung wird in vielen Fällen Reisen überflüssig machen. Wir versuchen beispielsweise, unsere Buchungsplattform dahingehend zu erweitern, dass sie dem Nutzer neben Reisemöglichkeiten auch Alternativen zur Reise vorschlägt.

Welche Trends in Sachen Geschäftsreisen gibt es?

Im Trend ist es, einen Mietwagen nicht mehr tageweise zu buchen, sondern stattdessen ein Fahrzeug mit einer nicht stationsgebundenen Rückgabe stundenweise anzumieten. Bei der jüngeren Generation stark nachgefragt ist die private Verlängerung der Geschäftsreise. Das abzubilden, ist nicht leicht, wird aber versucht.

Welche Probleme treten beim beruflichen Unterwegssein häufig auf?

Am häufigsten sind es unspektakuläre Dinge wie ausgefallene Flüge, verspätete Züge oder verloren gegangene Buchungen. Gerade was Flugausfälle betrifft, sind wir leidgeprüft. Hinzu kommt, dass sich die Informationskultur bei den Airlines nicht gerade verbessert hat. Das alles ist für die Mitarbeiter sehr belastend. Unser schlimmster Problemfall war zuletzt Schnee in Istanbul. Unser Mitarbeiter konnte erst drei Tage später zurückfliegen.

Gewinnt das Thema Sicherheit an Relevanz?

Eindeutig ja. Unternehmen, die beispielsweise ihre Ingenieure in Krisengebiete schicken, kooperieren in der Regel mit Sicherheitsdienstleistern – auch um ein schnelles Ausfliegen gewährleisten zu können. Auch Sicherheitstrainings werden durchgeführt, teilweise sind sie sogar verpflichtend. So muss zum Beispiel ein Geschäftsreisender wissen, dass in Mexiko Ankünfte nach 18 Uhr zu gefährlich sind.

Wie sorgen Sie für die Gesundheit von Geschäftsreisenden?

Wir betrachten die Reise ganzheitlich und versuchen Anreise, Aufenthalt und Rückreise so angenehm wie möglich zu gestalten. Dazu gehört, sehr frühe Anreisen zu vermeiden und Hotels in geeigneter Lage und mit angemessenem Komfort zur Buchung anzubieten. Ein Geschäftsreisender hat ja eine wichtige Aufgabe zu erfüllen. Dafür schaffen wir die Voraussetzungen.

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Dieser Text ist ein Beitrag aus der Wirtschaftszeitung. Hier geht es zum E-Paper: www.die-wirtschaftszeitung.de/epaper

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