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Digitalisierung

Ordnung in das digitale Postfach bringen

E-Mails sind vor allem in der internen Kommunikation echte Zeitfresser. Neue Messenger und Tools versprechen Abhilfe.
Von Maria Stich, Wirtschaftszeitung

Durch neue Tools lässt sich die interne Kommunikation besser strukturieren. Foto: Sikov - stock.adobe.com
Durch neue Tools lässt sich die interne Kommunikation besser strukturieren. Foto: Sikov - stock.adobe.com

Regensburg.1971 verschickte Ray Tomlinson die erste E-Mail überhaupt. Nicht einmal 50 Jahre später hat sie ihren großen Siegeszug bereits hinter sich. Zwar wird die Zahl der elektronischen Postfächer auch weiterhin steigen – doch immer mehr Unternehmen steigen, zumindest teilweise, auf andere Formen der Bürokommunikation um. Das Problem: Die klassische E-Mail ist zeitfressend und ineffektiv.

Nach einer repräsentativen Umfrage des Branchenverbands Bitkom aus dem Jahr 2014 erhält ein Büroangestellter durchschnittlich 18 E-Mails pro Tag, bei jedem zehnten Befragten waren es sogar über 40. Im Schnitt benötigt er für die Bearbeitung dieser Nachrichten jeweils mindestens drei Minuten. Oft genug ist man in E-Mail-Verteilern, die einen gar nicht direkt betreffen. Wichtige Informationen gehen in diesem Wust leicht verloren oder müssen in langen Verläufen mühsam wieder herausgesucht werden.

Anbieter wie Slack, Meistertask oder der unbekanntere deutsche Anbieter Circuit versprechen mit ihren webbasierten Anwendungen Erleichterung: Angelehnt an soziale Netzwerke und Instant-Messenger-Dienste wie Whatsapp sollen hier alle Nachrichten interner Kommunikation zusammenfließen und übersichtlich nach Aufgaben, Themen und Teams sortiert werden. Inhalte können auf offenen und geschlossenen Kanälen mit verschiedenen Gruppenmitgliedern geteilt werden. Auch die mobile Nutzung ist kein Problem, was ein flexibleres Arbeiten möglich machen soll. Der derzeitige Marktführer „Slack“ trägt die Vorteile dieser neuen Art der Kommunikation sogar in seinem Namen: Das Akronym steht für „Searchable Log of All Conversation and Knowledge“, zu Deutsch etwa „durchsuchbares Logbuch aller Gespräche und allen Wissens“. Dass Bedarf an so einem Logbuch für Unternehmen besteht, zeigen die Geschäftszahlen von Slack, die vor allem in den letzten Jahren rasant gestiegen sind: Der US-amerikanische Anbieter veröffentlichte 2013 nach vier Jahren Entwicklungszeit seine Anwendung für nahezu alle Betriebssysteme. Inzwischen beschäftigt er weltweit 1000 Mitarbeiter. Über sechs Millionen Menschen in rund 50000 Unternehmen nutzen Slack. Erst im August sammelte der Dienst Investitionen in Höhe von 427 Millionen US-Dollar ein und ist damit nun über sieben Milliarden Dollar wert. Viele große, weltweit agierende Konzerne wie Ebay, SAP, Adobe oder Walmart sind Kunden von Slack. Der Softwareriese Microsoft sieht sich unter Zugzwang und kündigte im Juli eine Gratisversion seines Gruppenchats an.

In Regensburger Unternehmen sind Messenger-Dienste bisher nur teilweise angekommen. Vor allem kleinere Firmen wie Number42, AdBill oder Gramm, die alle ihren Sitz in der TechBase haben, nutzen Slack. Auch die Hackaburg der TechBase im Mai dieses Jahres wurde mit der Anwendung organisiert und koordiniert. Generell scheinen die neuen Kommunikationswege zwar für einzelne Projekte und Arbeitsgruppen besser zu funktionieren als die herkömmliche E-Mail. Bei allgemeineren Themen und bei Nachrichten an Geschäftskunden außerhalb des Unternehmens stoßen sie aber schnell an ihre Grenzen. E-Mails kommen unabhängig vom Anbieter an – bei einem Messenger müssen Sender und Empfänger die gleiche Anwendung installiert haben.

Dass die E-Mail, wie schon oft prophezeit, aussterben wird, ist also eher unwahrscheinlich. Vielmehr wird sie wohl in einigen Bereichen um andere hilfreiche Kommunikationstools ergänzt werden.

Dieser Text ist ein Beitrag aus der Wirtschaftszeitung. Hier geht es zum E-Paper: www.die-wirtschaftszeitung.de/epaper

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